In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze verordening met bijbehorende wetgeving is van toepassing op Stichting Landgoed Windesheim.
Er worden door de stichting persoonlijke gegevens vastgelegd van opwonenden, vrijwilligers en externe belangstellenden. Deze gegevens zijn voor de stichting nodig ter informatie voor het uitvoeren van een overeenkomst, of het toezenden van de elektronische nieuwsbrief. Het vastleggen van de persoonsgegevens is dus noodzakelijk. De gegevens die worden vastgelegd zijn de minimaal benodigde.
GEGEVENS NIEUWSBRIEF
Voor belangstellenden voor de elektronische nieuwsbrief zijn dit:
a) Naam, e-mailadres
De onder a beschikbare gegevens zijn beschikbaar voor de betrokken rentmeester, de betrokken communicatieadviseur en het bestuur van de stichting.
GEGEVENS VRIJWILLIGERS
Van de vrijwilligers worden ook de volgende gegevens vastgelegd:
b) Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en (pas-)foto.
c) Geboortedatum, ingangsdatum vrijwilligerswerk.
d) Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
De onder b, c en d genoemde gegevens zijn beschikbaar voor het hoofd vrijwilligers, het bestuur van de stichting en de coördinator van een werkgroep waarin de betrokkene zitting heeft.
Voor alle hierboven genoemde gegevens geldt dat ze door de betrokkene zijn verstrekt/overlegd en dat toestemming is gegeven dat de gegevens bij de stichting vastliggen.
Verder worden de genoemde gegevens slechts gebruikt voor de aangegeven doelen.
Om aan te kunnen tonen dat de stichting zich houdt aan de wet en regelgeving is het nodig een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Dit document is in feite tevens het Register.
Wat betreft de gegevensverwerking van de opwonenden en de externe belangstellenden zijn de betrokken rentmeester en de communicatieadviseur als functionarissen ieder voor zich en samen de verwerkingsverantwoordelijken.
Wat betreft de gegevensverwerking van de vrijwilligers zijn het hoofd vrijwilligers en de coördinator van de werkgroep waarin de betrokken vrijwilliger zitting heeft, als functionarissen ieder voor zich en samen de verwerkingsverantwoordelijken.
De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig.